آشنایی با هوشمندی تجاری (BI)

شرکت ‌ها دائما اطلاعاتی تولید می‌کنند که برای ذخیره آن ها به تعداد زیادی نرم‌ افزار مانند اکسل، اکسس و انواع دیتابیس‌ های مربوط به بخش‌ های مختلف سازمان (مانند بخش تولید، مالی، فروش و …) نیاز است. این اطلاعات برای شرکت ‌ها بسیار ارزشمند است.

به زبان ساده، شرکت ‌ها از این اطلاعات در راستای بیشینه کردن درآمد و سود خود استفاده می ‌کنند. اما استفاده از نرم‌افزارهای متعدد برای این کار، باعث می ‌شود بازیابی و تجزیه و تحلیل به‌هنگام اطلاعات به سختی صورت گیرد. در اینجاست که بحث هوشمندی تجاری یا (Business Intelligence) مطرح می ‌شود.

حتما بخوانید: ۷ تفکر اشتباه رایج در حوزه تجارت الکترونیک

هوشمندی تجاری چیست؟

هوشمندی تجاری (BI)، عبارتی کلی است که به مجموعهٔ برنامه ها و نرم‌ افزارهای کاربردی لازم برای تجزیه و تحلیل اطلاعات خام یک سازمان گفته می ‌شود. BI شامل مجموعه‌ای از فعالیت ‌های مختلف از جمله استخراج و جست ‌و جوی داده‌ها، پردازش تحلیلی آنلاین و ارائهٔ گزارش‌های کاربردی است.

شرکت‌ها از ابزارهای هوشمندی تجاری برای کمک به تصمیم ‌گیری بهتر، کاهش هزینه ‌ها و شناسایی فرصت ‌های جدید کسب‌ و کار استفاده می ‌کنند. مهم ‌تر از آن اینکه به مدیران کمک می‌کند تا فرآیندهای کسب ‌و کار ناکارآمد خود را که نیازمند مهندسی مجدد است، شناسایی کنند.

همهٔ شرکت ‌ها باید از اطلاعات جمع ‌آ‌وری شده طی فعالیت ‌های خود گزارش تهیه کنند. در واقع هر مدیری، مدیر بالاتری دارد که باید به او گزارش دهد.

BI برای تهیهٔ گزارش‌های دقیق، از اطلاعاتی که به ‌طور اتوماتیک از دیتابیس ‌ها استخراج می ‌شوند، استفاده می‌کند و از این گزارش‌ها به منظور تصمیم ‌گیری ‌های مهم در کسب‌ و کار استفاده می‌شود.

قبل از مطرح شدن هوشمندی تجاری، به محض استخراج اطلاعات و ذخیره آن بر روی صفحات گسترده، امکان سوء استفاده از طریق کپی‌ برداری و سرقت اطلاعات تا حد زیادی افزایش می ‌یافت.

اما اکنون اطلاعات از طریق ارتباطات کامپیوتری درون شرکت در اختیار کارمندان قرار می‌گیرد. هرکس تنها می تواند به اطلاعاتی دسترسی داشته باشد که برای انجام وظایف خاص شغلی خود به آن نیاز دارد.

تاریخچه هوشمندی تجاری

هانس پیتر لون از پژوهشگران IBM در مقاله‌ای در سال 1958، برای اولین بار از عبارت هوشمندی تجاری (business intelligence) استفاده کرد.

او هوشمندی را این‌گونه تعریف کرده بود: «توانایی درک روابط متقابل بین حقایق موجود به گونه ای که فعالیت ها را به سمت هدف مطلوب هدایت کند.»

هوشمندی تجاری به گونه ‌ای که امروزه مطرح می ‌شود، شکل تکامل ‌یافته‌ سیستم ‌های تصمیم‌ گیری پشتیبان است. استفاده از آنها از سال 1960 آغاز شده و تا اواسط 1980 ادامه یافته است.

در سال 1989، هوارد درسنر که بعدها از تحلیلگران موسسه گارتنر شد، هوشمندی تجاری را به عنوان عبارتی برای «توصیف مفاهیم و روش ‌هایی برای بهبود تصمیم‌گیری‌های مربوط به کسب‌ و کار با استفاده از سیستم ‌های پشتیبان مبتنی بر داده‌ها و واقعیت‌ها» به کار برد. از اواخر سال 1990 بود که این مفهوم به ‌طور گسترده مورد استفاده قرار گرفت.

حتما بخوانید: راه های غلبه بر موانع کارهای خلاقانه

چه شرکت ‌هایی از سیستم BI استفاده می کنند؟

رستوران های زنجیره ای بزرگی همچون Hardee’s، Wendy’s، Ruby Tuesday و T.G.I. Friday’s از جمله کاربران عمدهٔ نرم‌افزارهای هوشمندی ‌تجاری هستند. آن ها از BI برای تصمیم‌گیری ‌های استراتژیک خود استفاده می‌کنند.

همچنین برای مسائل تاکتیکی مانند مذاکره و بستن قرارداد با تولیدکنندگان موادغذایی و شناسایی فرصت ‌هایی برای بهبود فرآیندهای ناکارآمد خود، از این ابزار استفاده می ‌کنند.

کمک موثر BI به رستوران ‌های زنجیره ای در راه ‌اندازی زیرمجموعه ‌ها و کسب ‌و کارهای جدید، باعث ارزش آفرینی قابل توجهی برای آنها شده است.

یکی از اجزای مهم سیستم‌های هوشمندی ‌تجاری، تجزیه و تحلیل کسب ‌و کار است، که برای موفقیت شرکت ‌ها در طیف وسیعی از صنایع ضروری است. اما بیشتر برای نقش آن در موفقیت تیم ‌های ورزشی حرفه‌ ای شهرت دارد.

در خرده‌ فروشی، فروشگاه‌های وال مارت با استفاده از طیف وسیعی از داده‌ ها و تجزیه و تحلیل‌ های سازمان ‌یافته برای تسلط خود بر این صنعت استفاده کرده ‌است.

آمازون و یاهو نیز فقط سایت ‌های تجارت الکترونیکی نیستند، بلکه سایتهای شدیدا تحلیلی هستند. آنها روند «آزمون و یادگیری» را برای انجام تغییرات در کسب ‌و کار خود در پیش گرفته ‌اند.

شرکت Capital one (تولید کنندهٔ کارت ‌های اعتباری) سالانه بیش از 30 هزار آزمایش انجام می ‌دهد. این شرکت مشتریان مطلوب را شناسایی کند و قیمت مناسبی برای کارت ‌ها اعتباری خود پیشنهاد دهد.

چه کسی باید استفاده از ابزارهای هوشمندی تجاری را در سازمان به پیش برد؟

به اشتراک گذاری، عاملی حیاتی برای موفقیت پروژه ‌های BI محسوب می ‌شود. زیرا هر کس که در روند انجام پروژه درگیر است باید دسترسی کامل به اطلاعات داشته باشد تا بتواند از این طریق شیوهٔ کاری خود را تغییر دهد.

اجرای پروژه ‌های BI باید از گروه مدیران ارشد آغاز شود اما گروه بعدی باید مدیران فروش و کارمندان آن ها باشند. زیرا این گروه مسئول افزایش میزان فروش شرکت هستند و معمولا به نسبت میزان توانمندی در این زمینه به آن ها پاداش تعلق می ‌گیرد.

به همین دلیل از هر ابزاری که آنان را در این مسیر یاری کند استقبال می‌ کنند. البته استفاده از امکاناتی که BI فراهم می‌کند آسان است و اطلاعات حاصل از آن نیز قابل اطمینان و دقیق است. به کمک سیستم ‌های BI کارمندان فعالیت‌ های فردی و گروهی خود را بهبود می ‌بخشند و نهایتا عملکرد تیم ‌ فروش بهبود می ‌یابد.

وقتی مدیران فروش تفاوت زیادی در عملکرد تیم‌ های مختلف مشاهده کنند، سعی می ‌کنند تیم ‌های عقب‌مانده را نیز ارتقا دهند.

وقتی کاربرد BI از طریق تیم فروش توسعه می یابد، سازمان می ‌تواند از آن به عنوان اهرمی برای قرار دادن سایر بخش ‌ها در مسیر بکار گیری هوشمندی ‌تجاری استفاده کند. زیرا مسلما این گروه آنقدر از تاثیر BI در ارتقای خود سخن می ‌گویند که تمام سازمان برای به کارگیری این روش ترغیب می ‌شود.

چگونه می ‌توان سیستم BI را پیاده‌ سازی کرد؟

به هنگام ترسیم مسیری برای پیاده سازی هوشمندی تجاری، قبل از هر چیز شرکت ‌ها باید به تجزیه و تحلیل روش‌های تصمیم ‌گیری خود بپردازند. آنها باید اطلاعاتی را که مدیران برای تصمیم‌ گیری‌‌های سریع‌تر و مطمئن‌تر به آن ها نیاز دارند را مدنظر قرار دهند.

بحث دربارهٔ نحوهٔ تصمیم ‌گیری در شرکت باعث می ‌شود بفهمند که سازمان نیاز دارد تا چه نوع اطلاعاتی را جمع‌ آوری، تحلیل و در سیستم BI خود منتشر کند.

سیستم ‌های هوشمندی تجاری مناسب، نیازمند ارائه چارچوب مشخص هستند.

اما زمانی که پروژه‌های هوشمندی تجاری به شکلی استراتژیک پیاده‌ سازی و مورد استفاده قرار می گیرند، منجر به تغییرات اساسی در جهت بهبود عملکرد و تصمیم‌گیری‌های شرکت‌ها می‌شوند.

با دریافت « مشاوره راه اندازی کسب و کار » از کارشناسان جوان حرفه‌ای و باتجربه ساکوراد؛ موفقیت کسب و کار، رونق فروش و افزایش درآمد خود را تضمین کنید!

و اما کلام آخر…

هوشمندی تجاری یک ابزار حیاتی برای سازمان‌ها در دنیای رقابتی امروز است. با استفاده از BI، شرکت‌ها می‌توانند عملکرد خود را بهبود بخشند، تصمیمات استراتژیک مؤثرتری اتخاذ کنند و در نهایت مزیت رقابتی خود را افزایش دهند.